初めての結婚式の二次会幹事・・・どうすれば？

こんにちは！！shouです。

本日は「初めての結婚式二次会の幹事」でまず何をすれば良いのかを解説します。

私は20代〜現在にかけて合計20回程度の結婚式二次会の幹事をしました。

もちろん、プロではありません。全て友人の二次会です。

そんな私が初めて結婚式二次会の幹事をする方の不安を軽減したいと思います。

この記事で当日までの大まかな動きが分かります

大まかな人数の把握（二次会の幹事を頼まれた時）

まずは、新郎新婦から二次会の幹事を依頼されたら快くOKしましょう！！笑

不安もありますが、本当に良い経験になりますし、何より依頼してくれたら嬉しいですよね。

そしてまず最初にするのが、

大まかな人数の把握です。

これは本当に大まかで大丈夫です。

この人数をもとに、場所の選定を行なっていきます。

また、幹事を頼まれた際に相手側の幹事（新郎側の友人であれば新婦側の）の有無も確認しましょう。

多くの場合は新郎側2名、新婦側2名くらいです。

私の場合は新郎側の幹事を依頼されることが多かったので、

新婦側が良ければ新郎新婦＋幹事（4名）の

LINEグループを作ってもらってました。

そこで新郎新婦から改めての依頼と幹事側の軽い自己紹介をします。

新郎新婦によっては、新郎新婦＋幹事で顔合わせを含めた食事会などもしました。

その後、幹事のみのLINEグループを作成し連絡を取り合っていました。

幹事のみのLINEグループの必要性は下記3つ。

二次会の会場の選定

大まかな人数が把握できたら、会場の選定です。

会場選びのポイントは下記の4つです。

まずは、「結婚式二次会 会場 人数 〇〇」〇〇に行いたい土地名を入れて検索。

これで検索をかけると上記4つのポイントを確認出来ます。

１. 収容人数

そのお店のキャパシティです。

収容人数が多いのに二次会の人数が少なすぎると貸切が困難なこともあります。

これは極力避けたいですね。

可能な限り貸切が出来るところを選びましょう。

50名程度の参加人数ならば60〜80名程度のキャパシティがあると良いですね。

２.披露宴会場からの距離とアクセスの利便性

これは披露宴会場から二次会に向かう人もいるため意識しましょう。

そして、何より新郎新婦の到着時間にも大きく関わります。

到着時間を把握して、二次会の開始時間を設定しましょう。

今は披露宴会場から繁華街までマイクロバスで送ってくれることもあるので確認しましょう。

３.その店の雰囲気

二次会会場も様々な雰囲気があります。

まず、新郎新婦がどのような二次会にしたいかを確認しましょう。

「友達と盛り上がりたい」「少し落ち着いて話せる場所がいい」「料理やお酒にこだわりたい」

など希望があるかもしれません。

その希望を念頭において、お店を選びましょう。

４.サービス内容

次にサービス内容です。

結婚式二次会をしている会場ならではのサービスが様々あります。

例えば、「新郎新婦の料金無料」「〇名以上で幹事1名様分無料」

「ビンゴやチェキの貸し出し」「プロジェクター使用無料」「ケーキカット用のケーキがサービス」

などなど。

サービス内容だけで決めるのはお勧めしませんが、選ぶ際の材料には良いかもしれません。

私的にはこのようなサービスがあるのだと頭に入れておけば、お店との打ち合わせの際に、

「プロジェクターの使用は無料ですか？」などの確認ができ、表記がない場合でも承諾してくれるお店もありました。

会場のスタッフとの打ち合わせ（2〜３ヶ月程度前）

この会場との打ち合わせは非常に重要です。

可能な限り、新郎新婦＋幹事で行きましょう。

この時、話し合う内容は、

こうやって見るとなんかやること多いですよね。

でも、大丈夫です！！そんなに難しくありません。

それぞれの説明と注意点を挙げます。

１. 開催日時

多くの場合は披露宴後の開催になると思います。

そのため、開始時間を検討しましょう。

披露宴の時間にもよりますが、披露宴終了後２〜3時間空くと新郎新婦も遅れることなく

参加できることが多いです。

また、午前中に披露宴の場合や平日の披露宴で仕事終わりの友人も参加する場合は

新郎新婦に開始時間を決めてもらいましょう。

２.コースの決定

料理と料金のコースをお店が提示してくれます。

例えば、

• コース料理○品＋飲み放題 ３５００円
• ブッフェ＋飲み放題 ４０００円

などです。料金はお店によって様々ですが、飲み放題は必須ですね。

お店によって選べないこともありますが、

私はブッフェはあまりお勧めしません。

コロナ禍の社会ではブッフェ方式を取っているお店も減っているとは思いますが。。

理由としては、ブッフェだと「場が荒れやすい」からです。笑

要するにブッフェに意識が行き、会を進行しにくいんですよ。

そのため、私は可能な限りテーブルに運んでもらうコースを選択していました。

とは言っても、新郎新婦の意見を尊重しながら決めましょう。

３.料金の設定

ここでいう料金とは、上記のコース料金ではありません。

二次会に参加する方から集める料金です。

多くの場合は少しプラスして料金を集めています。

なぜなら、景品代や必要な物の購入代などをそこから回収するからです。

私は二次会で新郎新婦からの費用的負担を少なくするようにしてきました。

もちろん、新郎新婦の中には景品代などを預ける人もいました。

しかし、多くの場合は二次会終了後に返すことが出来ています。

料金設定の例を挙げると

コース料金3500円の場合・・・男性5000円、女性4000円

コース料理4000円の場合・・・男性5000円、女性4500円

という具合に、プラス500〜1500円程度に設定することが多いです。

欲を言うと、お釣りのことなどを考えると500円という端数はなくしたいですね。

あとは参加する男女比を大まかに聞いて、見込める余剰金を計算します。

その余剰金をもとに景品代の予算などを決めていました。

この打ち合わせの段階で、料金を決めると「案内状」が作成できるのでスムーズです。

「案内状」については、お店で作成してくれる所が多いので確認しましょう。

４.最低保障人数

まず、最低保障人数とはなんでしょうか。

これはお店側が最低でも支払ってもらいたい料金（人数）です。

結婚式の二次会は大体土日か祝日の夕方〜夜にかけて開催することが多いです。

つまり、お店側としてもしっかり稼ぎたい時間です。

そこを2時間から3時間程度貸し切るため、ある程度の料金をいただきたい訳です。

当然と言えば当然ですね。

最低保障人数はお店によって異なりますし、設けない場所もあります。

私の経験上、60名キャパで30〜40名を最低保障人数にする場所が多いです。

そのため、参加人数が最低保障人数より少ないと、手出しが多くなるので注意しましょう。

手出しをしないためにの注意点は、

二つ目の注意点は、例えば参加予想人数が38名、最低保障人数が35名の場合に

コースの予約（料理の量）を35名分にしておきます。

そうすることで、仮に当日キャンセルが出た場合に対応できます。

そうなった時には、38ー35＝３人 この３人分はコース料金ではなく、飲み放題の料金だけの支払いに

なることが多いです。

大体、飲み放題の料金が1500〜2000円程度です。

しかし、ここで注意です。

お店側も商売ですので、可能な限り参加人数と予約人数を合わせましょう。

また、当日予約人数より多く参加した場合は、スタッフの方に溢れた人数を伝えてください。

当日のトラブルにならないためにも、お店側と

1. 最低保障人数の確認
2. 予約した人数を超えた場合の対応（コース料金なのか飲み放題のみで良いのか）
3. 最終的な予約人数の変更可能な時期

以上の３点は話し合いましょう。

５.全体の流れの確認とゲームやイベントの有無

おそらく結婚式二次会のメインイベントとなるゲームや新郎新婦のイベントを決めます。

二次会が盛り上がるかの肝の部分ですね。

その前に全体の流れの確認をスタッフの方と確認します。

大まかな流れは

「新郎新婦入場」→「始まりの挨拶」→「乾杯」→「歓談」→「ゲームやイベント」→

「終わりの挨拶」→「全体の写真撮影」→「新郎新婦退場」

です。

「始まりの挨拶」は新郎に依頼することが多いです。

次に「乾杯」は参加者から選出しましょう。新郎新婦どちらかの指名という形をとるとスムーズです。

「終わりの挨拶」は新郎新婦の両方からもらっていました。

新婦からもお礼と今後の夫婦生活についての決意など述べてもらいましょう。

「全体の写真撮影」はあらかじめどこで撮影するかをスタッフの方と決めておきましょう。

終盤に行うのでかなりばたつきますが、大事な記念なのでスムーズに誘導しましょう。

ゲームに関して私おすすめのゲームや避けたいゲームはこの記事で詳しく解説します。

多くの二次会で参加者へ景品やプレゼントを渡すことが多いです。

その景品を得るためのゲームを行います。

代表的なものは、

「ビンゴ」「くじ引き」「じゃんけん」「早食いや早飲み」「○✖️ゲーム」

などでしょう。

参加人数や景品の数、新郎新婦の意向も踏まえて検討します。

お店次第では、ビンゴカードやビンゴシステム、くじの紙や箱、ゲームに応じた食べ物を用意してくれる場所おありますので確認しましょう。

新郎新婦のイベントは、

「ケーキカット+セカンドバイト」「シャンパンタワー」

などです。

二次会には披露宴に参加できない方もいるので、このようなイベントがあると喜びます。

しかし、これは別料金になる場合が多いので、料金の確認と新郎新婦の意向を聞きましょう。

その他にも新郎新婦へのサプライズを用意することがあります。

例えば、二次会参加者のスナップ写真にメッセージをもらいアルバムにして渡す、

新郎新婦へ記念品の贈呈、二次会参加者からサプライズDVDを流して欲しいなどです。

もちろん新郎新婦のいない時に打ち合わせをしましょう。笑

また、新郎から新婦へ手紙のプレゼントや花束のプレゼントを依頼した時もありました。

これは二次会の終盤に行うことで盛り上がり、会が締まります。

私がこの時意識していたことは、

新郎新婦を見て、普段あまり気持ちを表現しない方や、クールな方に手紙等を準備してもらいました。

人生で一回しかない結婚式二次会なので、そのような新郎新婦でも快諾してくれることが多いです。

６.プロジェクターやBGMの使用

プロジェクターは披露宴で流したオープニングやエンディングのDVDや

余興等で流れた新郎新婦への映像を流す時に必要です。

先ほども述べたように、披露宴に参加していない方もいるので流すと盛り上がります。

私は新郎新婦が到着前などの時間に流して、時間を繋いだりしていました。

BGMに関しては、新郎新婦の希望があれば入場や退場の際に流すことができます。

特に希望がなければお店にお任せでも大丈夫です。

７.司会依頼の有無

二次会進行の「司会者」を誰にするかです。

私の場合は全て私が担当しました。

司会進行の流れや注意点はこの記事で詳しく述べています。

可能であれば幹事の誰かが担当した方がいいです。

会場によっては定員さんがしてくれたり、プロの方に依頼することができます。

しかし、やはり友人が司会をする方が温かみのある二次会になります。

どうしても幹事では難しい場合は友人の中から選出することも有りです。

その際は司会の方も流れなどを把握するために打ち合わせをしておいた方が良いでしょう。

８.幹事の役割分担

最後に幹事の役割分担です。

大まかな役割は、

１.司会進行

司会進行については上記を参考にしてください。

２.会計、受付

当日の会計と受付担当です。

私の場合は司会を新郎側幹事でするので新婦側幹事にお願いしていました。

会計、受付担当は多くの場合、二次会にゆっくり参加することは難しいです。

参加者が遅れてくる場合も多く、その都度対応しなければならないからです。

また、お金の計算などで割とバタバタします。

事前にエクセル等で出欠表を作成したり、お釣り等の準備をしておいた方が良いでしょう。

３.景品の買い出し、搬入

詳細は次のブロックに書きます。

４.招待状の受け取り、配布

招待状が完成した後に会場に取りに行く、または届けてもらいましょう。

配布は新郎新婦と相談して、検討しましょう。

職場などは新郎新婦にお願いしたり、幹事が配れる場合は直接配りましょう。

披露宴当日の受付の方に配布を依頼することも可能です。

披露宴の際に直接幹事が配っても良いでしょう。

その際はどの人たちに配るかを新郎新婦と事前に確認をしましょう。

５.その他必要な物品の準備

その他、細々としたものの準備の担当です。

例えば、筆記用具やチェキのフィルム、メッセージカードに書くペンなどです。

二次会の内容によって、準備するものが変わりますが誰かに負担がかかりすぎないように

協力しあいましょう。

景品やその他必要な物品の購入（1ヶ月程度前）

おすすめの景品などは別記事で詳しく教えます。

景品の買い出しは荷物が多くなるので、可能ならば幹事が揃って行うか、

景品それぞれで買う人を決めた方が良いでしょう。

しかし、それぞれで買う場合は後でお金の支払いなどが面倒になります。

可能な限り同じ人がまとめて出すか、新郎新婦からお金を預かる方がスムーズです。

領収書やレシートは取っておくことです。

また、景品の買い出しはネットでも可能ですが、届くまでの時間がバラバラなので

余裕を持って注文をしましょう。

ちなみに私はドンキホーテや楽天市場で買っていました。

景品の搬入に関しては会場と搬入可能日を決めましょう。

多くは3日前〜前日までの搬入になります。

大きな景品などは搬入しておいた方が無難です。

会場との最終打ち合わせ（1〜２週間程度前）

ここでは、予約人数の最終決定とここまで動いてきての変更点、景品の搬入日などの確認を行います。

参加人数に関しては新郎新婦に男女それぞれの人数を出してもらいましょう。

予約人数に関しては最低保障人数を意識して、本来の人数より少なめに伝えると良いでしょう。

やはり当日のキャンセルなども必ず出ます。

反対に当日に来れる方もいます。

そこまでは絶対に読めないので、少なめに予約をしておいて損はないでしょう。

食事量に関しては、披露宴から参加している方もいるので少なめでも大丈夫です。

今まで食事が足りなかったことはほとんどありません。

やはり二次会では食事ではなく、その場を楽しむ方が多い印象です。

最後までありがとうございました。

少しは不安を軽減できたでしょうか？

結婚式二次会の幹事は頼まれた方しかできません。

大変なことも多いですが、やり終えた時の達成感はなんとも言えません。

ぜひ、楽しんでください。

ありがとうございました。

by shou